Silaturahmi dalam Timbangan Untung-Rugi

 

Setiap kali dipercaya menjadi panitia sebuah kegiatan, sesungguhnya kita sedang menerima amanah sebagai organizer. Entah itu seminar nasional, pelatihan, pengajian, resepsi pernikahan, syukuran, atau peringatan hari besar. Nama kegiatannya boleh berbeda, tetapi tugasnya sama: memastikan sesuatu yang semula hanya rencana dapat berubah menjadi kenyataan.

 

Dalam perjalanan menjadi panitia di berbagai kegiatan, saya menemukan sebuah kenyataan yang cukup menggelitik. Technical meeting seminar tingkat nasional yang pesertanya para sarjana, magister, bahkan doktor, sering kali justru lebih cepat selesai dibanding technical meeting hajatan di lingkungan perumahan.

 

Padahal jika diukur dari tingkat kerumitan, seminar nasional jelas lebih kompleks. Ada narasumber, moderator, publikasi, registrasi, dokumentasi, protokol, konsumsi, hingga berbagai kemungkinan risiko yang harus diantisipasi. Namun rapatnya sering berlangsung ringkas. Job desk dibagikan, pertanyaan diajukan seperlunya, lalu semua pulang membawa tugas masing-masing.

 

Sebaliknya, dalam sebuah hajatan sederhana yang pekerjaannya sebenarnya tidak terlalu rumit, rapat bisa berlangsung berjam-jam. Membahas parkir bisa melebar ke urusan jalan lingkungan. Membahas konsumsi bisa singgah ke harga cabai. Membahas tenda bisa berakhir pada cerita hajatan sepuluh tahun yang lalu.

 

Kadang saya berpikir, sebagian rapat tidak sedang menyusun pekerjaan, melainkan sedang merawat nostalgia.

 

Setelah diamati, persoalannya bukan semata-mata soal pendidikan. Banyak orang yang tidak mengenyam pendidikan tinggi tetapi sangat efektif bekerja. Sebaliknya, ada pula yang bergelar panjang tetapi sulit diajak menyelesaikan pekerjaan.

 

Kuncinya sering kali terletak pada satu hal sederhana: seberapa cepat seseorang memahami job desk-nya.

Orang yang memahami tugasnya akan fokus pada apa yang menjadi tanggung jawabnya. Ia tidak sibuk mengatur semua orang. Ia tahu kapan harus berbicara dan kapan harus bekerja. Energinya habis untuk menyelesaikan pekerjaan, bukan untuk menunjukkan bahwa dirinya bekerja.

 

Sebaliknya, orang yang belum memahami tugasnya biasanya lebih sibuk membahas pekerjaan daripada mengerjakannya.

Di sinilah saya menemukan fenomena yang menarik dalam banyak kepanitiaan. Selain ada panitia konsumsi, panitia perlengkapan, panitia dokumentasi, dan panitia keamanan, kadang-kadang muncul satu divisi tidak resmi yang tidak pernah tertulis dalam struktur organisasi.

 

Namanya: panitia jasa bicara.

Tugasnya sederhana. Memberikan pendapat dalam segala hal.

Saat membahas kursi, ia berbicara.

Saat membahas parkir, ia berbicara.

Saat membahas konsumsi, ia berbicara.

Saat membahas dekorasi, ia juga berbicara.

 

Bahkan ketika pembahasan tidak ada hubungannya dengan dirinya, ia tetap merasa perlu menyampaikan sesuatu agar keberadaannya tercatat dalam notulen kehidupan.

Lucunya, semakin sedikit keterlibatannya dalam pekerjaan teknis, terkadang semakin panjang pendapatnya.

Mungkin karena ada sebagian orang yang menganggap rapat sebagai tempat menyelesaikan pekerjaan. Tetapi ada pula yang menganggap rapat sebagai panggung untuk mempertahankan status sebagai tokoh.

 

Maka tidak heran jika ada pendapat yang memerlukan waktu sepuluh menit untuk menyampaikan gagasan yang sebenarnya dapat selesai dalam satu kalimat.

Ada yang memulai pendapat dari pengalaman masa muda, singgah ke sejarah kampung, mampir ke cerita keluarga, lalu tiba di pokok pembahasan ketika peserta rapat sudah mulai melihat jam dinding.

 

Padahal pekerjaan tidak pernah selesai oleh panjangnya pidato. Pekerjaan selesai karena ada orang yang mengerjakannya.

 

Saya teringat perumpamaan pohon buah di kebun.

Pohon mangga tidak pernah berpidato tentang kemanisannya. Pohon durian tidak pernah mengumumkan keharumannya. Pohon kelapa tidak pernah mengadakan rapat untuk menjelaskan manfaatnya.

 

Mereka cukup berbuah.

Orang-orang lalu mengetahui nilainya.

Begitu pula dalam organisasi. Mereka yang paling banyak bekerja sering kali justru paling sedikit berbicara. Sebaliknya, mereka yang paling sering berbicara belum tentu paling banyak bekerja.

 

Karena itu, ukuran penting dalam kepanitiaan bukanlah seberapa sering seseorang mengangkat tangan saat rapat, melainkan seberapa banyak tugas yang selesai setelah rapat berakhir.

Peter Drucker pernah mengingatkan bahwa efektivitas adalah melakukan hal yang benar. Dalam bahasa yang lebih sederhana, organisasi tidak membutuhkan terlalu banyak orang yang ingin terlihat penting. Organisasi membutuhkan orang yang memahami apa yang harus dilakukan.

 

Semakin cepat panitia memahami job desk, semakin singkat technical meeting berlangsung. Semakin jelas pembagian tugas, semakin sedikit energi yang terbuang untuk perdebatan yang tidak perlu.

Pada akhirnya, sebuah acara tidak akan dikenang karena rapatnya berlangsung sampai tengah malam. Orang akan mengenang apakah acara itu berjalan baik atau tidak.

 

Karena itu, jika suatu hari kita dipercaya menjadi panitia, mungkin ada baiknya kita bertanya kepada diri sendiri sebelum berbicara panjang lebar.

"Apakah yang akan saya sampaikan ini membantu pekerjaan selesai, atau hanya membantu saya terlihat penting?"

 

Sebab dalam banyak organisasi, yang paling dibutuhkan bukan tambahan jasa bicara, melainkan tambahan orang yang bersedia memahami job desk dan mengerjakannya dengan sungguh-sungguh.

Karena acara sebesar apa pun tidak pernah berdiri di atas banyaknya pendapat, melainkan di atas kesediaan orang-orang biasa untuk bekerja tanpa harus selalu terdengar suaranya. Di situlah sering kali letak perbedaan antara menjadi panitia dan menjadi tokoh. Yang satu sibuk menyelesaikan pekerjaan, yang lain sibuk memastikan dirinya ikut disebut dalam cerita.